一、印章的使用范围

1、公章使用：由校会名义签发的文件、文书，包括各类通知、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等，代表校友会对外工作联系的介绍信，需要证明的各类材料与院校友会的各类合同，项目协议、授权书、承诺书及其它需要的签章等。

2、其它情况需加盖公章、必须由校友会秘书长签批。

二、印章的使用要求

1、凡在校友会红头文件、重要数字、以单位名义发信息与校友会的各类合同、项目协议或授权书、承诺书等重要材米料上加盖公章的，必须由校友会会长或秘书长同意签字后，方可盖章。

2、凡涉及到财务、税等内容的各类型报表、报告、申请、便函、介绍信等必须由校友会会长或秘书长签字后盖章，否则，不予盖章。

3、一般报送材料、便函、需加盖公章的，由审核材料的副秘书长同意签字后，方可盖章。

4、公章禁止带出本单位外使用。如因特殊需要，必须经校友会秘书长同意后，方可带出。公章带出期间，借用人只可将公章用于申请事由，对公章的似用后果承担一切责任。

5、对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档，拒绝加盖印章。

6、印章一律不得在空白纸页上使用。严禁在空白的纸张、表格、信函、证件等上面加盖校友会印章。严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信，如遇特殊情况，必须提出书面申请，经会长同意后，方可用章。

7、凡启用公章，经办人都要先出示领导签字，然后认真填写公章启用登记表，经办人在“公章启用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项，么章管理人进行审，严格按文件核准印数加盖公章，确保无误后方可盖章。

8、特殊情况急需使用公章的，由公章使用人注明事由，并向秘书长取得联系后可先行用章，但公章使用人应在事后及时补办手续。

9、负责管理公章人员必须认真负责、严格管理，按照管理程序办事，应当认真核对有关内容，使用人所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的，不予用章。否则，出现事故，责任由公章管理人员自己承担。

10、规范使用印章，做到“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）；盖章日时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。

11、有下列情况，公章必须停用：单位名称变动；公章使用用损坏公章遗失或被盗，声明作废。

12、经批准停止使用的公章由校友会统一封存或送上级主管部门销毁，不得私自处理。

三、印章的保管

1、校友会所有公章由专人负黄管理，未经秘书长批准不得私自转交他人代管；

2、保管人员要建立“公禁私自交于他人章启用登记表，定序位用人为的，公章存放在指定安全的地方，严禁擅自携带外出。

3、公章保管人因事离岗时，须由秘书长指定人员暂时代管，以免贻误工作；公章专管员外出，移交公章时，需由秘书长同意。

4、保管人需负责对印章的保养，使用中达到干浄、字迹清晰、色调鲜艳。

5、保管人因工作需要调离，需办理公章交接手续。

6、公章遗失应及时上报，对外登报作废。

衡阳师范学院校友会

2012年12月10日