校友联络办公室于2010年7月成立，挂靠于党政办公室，现有主任兼工作人员1名。近半年来，校友办在学院党委、行政的正确领导下，在党政办公室和相关部门的配合支持下，紧紧围绕学院教学工作中心，根据校友办“服务校友，服务母校，服务社会”的工作宗旨，在制订校友办机构职责与制度、申请筹备成立“衡阳师范学院校友会”（以下简称校友会）、联络校友、宣传学校等方面开展了一系列工作。

一、成立了组织机构，制订了工作职责和系列制度

为保证校友会筹备工作的顺利开展，我办提议并经院长办公会议审议通过，成立了衡阳师范学院校友会筹备委员会及办公室，委员会由院长刘沛林任主任，书记许金生等任副主任，各机关处（室、部、馆）、各教学系（院）负责人任委员。为明确校友办这一新设机构的工作目标和任务，实行制度化、规范化管理，我办积极借鉴兄弟院校的成功经验，结合我院实际，订立了《校友联络办公室工作宗旨、工作目标与工作职责》和《校友联络办公室主任岗位职责》；建立实施了校友联络办公室工作记录制度、活动及会议记录制度、校友捐赠登记制度、校友办经费预算制度等；起草了《校友接待标准与程序》等制度草案。

二、创造性地开展校友会筹备成立申请工作，初见成效

我院成立校友办的首要中心任务就是申请成立校友会。高校校友会属于省级社会团体，其成立分为申请筹备与申请成立两个阶段。当前，省民政厅对于普通高校申请成立校友会控制较严，我办要完成第一阶段的筹备申请工作，任务较为艰难。目前，校友办已做了以下几个方面的工作：一是认真学习了《社会团体登记管理条例》、《社会团体章程示范文本》和社会团体登记业务流程等规章条文；二是根据相关规定和要求，起草了《衡阳师范学院校友会筹备工作方案》、《关于筹备成立衡阳师范学院校友会的申请》、《衡阳师范学院校友会章程（草案）》等筹备申请需递交的材料，先后经党政办公室领导和学院主要领导审阅修改后，提交2010年第七次院长办公会议讨论通过；三是在院领导和办公室领导的亲自带领下于2010年11月将相关材料上报至省教育厅和省民政厅。省教育厅相关领导对我院的申报材料给予了较高评价和肯定，在第二个工作日就做出了批准答复，并正式下达了批复文件《关于同意筹备成立衡阳师范学院校友会的审查意见》（湘教函〔2010〕363号）。

三、加强与校友的联络和沟通，增进校友情谊，促进学院发展建设

2010年7月以来，由相关系（院）对口联系，我办参与接待校友回访母校110余人次，接受校友捐赠图书11册。每次接待校友来校，我办均热情大方地为校友服务，及时做好校友信息的收集与反馈工作，认真落实校友捐赠物品的要求与意图，妥善保存校友回校留下的照片及文字资料等，并向部分回访校友赠送了《腾飞的师院》宣传画册或《衡阳师范学院校史（1904-2006）》。此外，我办还积极做好重点校友的联络工作，拜访了长沙、永州、衡阳等地相关校友，为学院的发展建设服务。如11 月 30 日，在廖北文督导和张治春主任的带领下赴长沙看望了原湖南省民政厅厅长李定坤校友，李老非常关心母校的发展，饶有兴致地听取了我们关于筹办校友会的汇报，并表示涉及长沙地区校友联络方面的事，愿意尽心尽力地去做。12 月 20 日，我办应邀参加了永州“新田县蒋先云研究会”的成立大会，并代表蒋先云烈士的母校致辞，表达了对我党早期政治活动家、黄埔三杰之首、我院最优秀、最杰出的校友之一——蒋先云同志的纪念与缅怀，也向与会同志报告宣传了我院的新发展、新变化、新辉煌。2011年元旦前夕，我办还向省民政厅领导及部分校友寄发了新年贺卡。

四、发挥学院各部门力量和作用，合力推进校友信息收集与校友会筹备工作

筹备成立校友会的工作量比较大，从筹备成立、申请成立到正式开展校友会工作等每一阶段都有许多具体、细致的工作要做，这就需要全院各部门的协调配合。为尽快收集广大校友信息，实现校友资源整合，推进校友会筹备工作，我办以院办通〔2010〕16号文件印发了《衡阳师范学院校友会筹备工作方案》，对筹备工作的组织机构、主要工作任务、工作任务分工和工作日程安排做了说明和要求，尤其是针对校友信息收集任务的主要责任者——各教学系（院），实施校友联系人负责制，由校友联系人负责落实对相关校友的联络与信息收集。目前，我办已初步制订了校友信息收集标准，制作了《校友信息登记表》，向学院各部门布置了校友信息收集与首次汇总任务，这将为我院校友信息数据库的建立打下良好基础。

五、注重积累校友工作与活动记录和资料，积极构思校友网的设计与创建。

为充分发挥计算机网络的桥梁作用，促进母校与校友之间、校友与校友之间的交流和互动，我办积极开展了“衡阳师范学院校友网”的设计与准备工作。初步确定了在主页上开辟以下栏目：“母校概况”、“校友联络办”、“校友工作动态”、“通知公告”、“校园快讯”、“校友风采”、“联系我们”、“留言板”等。并为各主页栏目的链接子页初步拟定了内容目录。同时，我办广泛收集相关信息，科学整理已有资料，积极为校友网各栏目积累素材，以保证其内容的充实性、可读性和可用性。

校友联络办公室做为学院新成立的部门，各项工作均处于起步阶段，只能大胆构想，摸索前进。虽然校友办在成立半年来取得了一些成效和进展，但筹备成立校友会、做好校友联络、服务母校发展的责任重大，任务艰巨，我办将凝神聚力，真抓实干，更好地为学校的发展和校友的成长服务。

2010 年 12 月 31 日